Wie schnell ist es passiert, ein herzhafter Biss ins Frühstücksbrötchen und ein Zahn ist abgebrochen, eine Unachtsamkeit beim Sport und nach dem Sturz schmeckt man Blut im Mund. Ein Riss in einer Prothese muss kurzfristig gerichtet werden, Brackets wollen nachgestellt werden. Zusätzlich kommen im alltäglichen Praxisbetrieb die telefonischen Anfragen zu Prophylaxe- und Planterminen für Extraktionen, Abdrücke und die Anpassungen von Zahnersatz rein. Und immer wieder melden sich Schmerzpatienten für eine Notfallkonsultation.
Im Minutentakt klingelt das Telefon. Für die Sprechstundenhelferinnen am Tresen der Praxis bedeutet dies, zusätzlich zum Patientenkontakt vor Ort Anrufe anzunehmen. In wenigen Augenblicken müssen sie alles an Informationen erfassen und umsetzen, während wieder jemand nebenher Fragen an sie richtet. Wie sehr man sich auch bemüht, auf einer Seite wartet immer jemand und wertvolle Informationen können untergehen.
Als Notlösung kann die Praxis in Stoßzeiten eine Bandansage schalten, die den Anrufer um Geduld oder um eine Nachricht für einen Rückruf bittet. Doch auch eine solche Nachricht muss später entsprechend abgehört und nachbearbeitet werden, was zusätzlichen Arbeitsaufwand für das Praxisteam bedeutet. Manchmal kommt der Rückruf dadurch zu spät und der Patient ist verloren. Zudem wird nicht jeder Anrufer Daten hinterlassen und die Rückrufbitte aussprechen. Aufleger orientieren sich vielleicht anderweitig, weil sie in einer anderen Zahnarztpraxis beim ersten Kontakt direkt jemanden erreichen konnten.
